Personvernerklæring for SHIUL - Søndre Høland Idretts- og Ungdomslag

Gyldig fra: 01.01.2025

Behandlingsansvarlig: Styret i SHIUL

Kontakt: nina@shiul.no - Tlf.: 979 66 357

​

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan SHIUL behandler personopplysninger for sine medlemmer, trenere, foresatte og frivillige. Vi følger personvernforordningen (GDPR) og norsk lovgivning for å sikre at dine data behandles på en trygg og ansvarlig måte.

 

1. Formål med behandling av personopplysninger

Vi samler inn og behandler personopplysninger for å:

• Administrere medlemskap og deltakelse i:

  • Fotball, håndball, allidrett, svømming, ski, sykkel og Treningstoppen

• Koordinere frivillig innsats i:

  • Dugnadsgrupper og fritidsklubb

• Kommunisere med medlemmer og foresatte

• Planlegge og gjennomføre treninger, stevner, turneringer og konkurranser

• Rapportere til idrettsforbund og offentlige myndigheter ved behov

• Innhente samtykke til bruk av bilder og videoer

​

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Vi kan behandle følgende opplysninger om medlemmer og foresatte:

• Navn, fødselsdato, kjønn

• Kontaktinformasjon (e-post, adresse, telefon)

• Tilknytning til aktivitetsgrupper (f.eks. fotball G10, svømmegruppe B, Treningstoppen gruppetreninger)

• Betalt medlemskontingent og treningsavgift

• Deltakelse i dugnader, konkurranser og arrangementer

• Medisinske hensyn (f.eks. allergier eller sykdommer, kun ved samtykke)

• Nødvendig kontaktinformasjon til foresatte for barn under 18 år

​

3. Rettslig grunnlag

Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av:

• Samtykke fra medlem/foresatt ved registrering

• Avtale om medlemskap

• Rettslig forpliktelse, f.eks. rapportering til idrettsforbund eller myndighet

• Berettiget interesse for drift av idrettslaget og organisering av aktivitet

​

4. Lagring og sletting

• Opplysninger lagres så lenge det er nødvendig for formålet, og i tråd med lovverk.

• Medlemsinformasjon slettes senest 2 år etter endt medlemskap, med mindre annet er pålagt.

• Økonomidata lagres iht. bokføringslovens krav (5 år).

​

5. Deling av informasjon

Opplysningene deles kun med:

• Norges Idrettsforbund og relevante særforbund

• Offentlige myndigheter ved lovpålagt rapportering

• IT-leverandører for medlemsadministrasjon og kommunikasjon (med databehandleravtale)

Vi deler aldri personopplysninger med kommersielle aktører.

​

6. Spesielt om bildemateriale og sosiale medier

Ved arrangementer i regi av våre grupper (f.eks. fotballkamper, svømmestevner, dugnader):

• Bilder og video kan bli tatt og publisert på våre nettsider og sosiale medier

• Dette skjer kun etter innhentet samtykke, og aldri i sensitive situasjoner

​

7. Dine rettigheter

Alle medlemmer og foresatte har rett til:

• Å be om innsyn i egne personopplysninger

• Å få rettet eller slettet opplysninger

• Å trekke tilbake samtykke

• Å protestere mot behandlingen

• Å klage til Datatilsynet

​

8. Sikkerhet

Vi bruker sikre systemer for innhenting, lagring og behandling. Tilgangen til medlemsdata er begrenset til nødvendige personer (f.eks. gruppeledere, styret, administrator).

​

9. Kontaktinformasjon

Spørsmål om personvern kan rettes til:
Nina Granerud Fjeld 
E-post: nina@shiul.no
Telefon: 979 66 357
Adresse: Bråtevangen 7, 1970 Hemnes

​